Ich kommuniziere mit meinen Lektoren ausschließlich über RTF-Dokumente, weil ich seit Jahren kein WORD mehr einsetze, und kann daher sagen: Änderungsverfolgung per RTF funktioniert. (Auf meiner Seite benutze ich OpenOffice Writer, der (bislang! 
) beste WORD-Ersatz, was Änderungsverfolgung anbelangt.)
Grundsätzlich braucht man 3 Funktionen:
1. Lektorieren.
Das heißt meistens “Änderungen verfolgen” oder so, und gemeint ist, dass, wenn der Haken hier gesetzt ist, der aktuelle Text als fix betrachtet wird und alle Änderungen daran protokolliert werden: Hinzufügungen werden unterstrichen, Löschungen erscheinen durchgestrichen; außerdem werden Stellen, an denen sich etwa geändert hat (manchmal ist es ja nur ein gestrichenes Komma o.dgl.) durch einen Strich am Textrand angezeigt.
Ob das so aussehen muss? Früher, als man Manuskripte noch von Hand lektorierte, war gängige Praxis, die fraglichen Zeichen in der Zeile zu markieren (es gibt da ein ausgefeiltes Set von Korrekturzeichen; im DUDEN steht es noch abgedruckt) und den Änderungsvorschlag zusammen mit der Markierung an den Rand zu schreiben. Wenn jetzt “Sprechblasen” in Mode kommen, dann erinnert das ein bisschen an diese Praxis.
Auf der anderen Seite hatte auch diese althergebrachte Methode schon den Nachteil, dass es oft ziemlich gedrängt zugehen konnte: Denn änderungsbedürftige Stellen neigen dazu, sich zu ballen! Da war die etwas unübersichtlichere Darstellung, die WORD einst erfunden hat, durchaus flexibler.
2. Dokumente vergleichen.
Man gibt zu dem Dokument, das man gerade geladen hat (A), ein anderes Dokument an als “vergleiche mit” (B), und es entsteht ein Bild, das dem unter (1) entspricht: Alles aus A, was in B nicht vorhanden ist (also gelöscht), erscheint durchgestrichen; alles, was in B zusätzlich zu A vorhanden ist, erscheint als Einfügung.
Das ist eine trickreiche Funktion, denn das Programm muss erkennen, ab wann zwei Dokumente wieder identisch weitergehen: Das kann (oder konnte zumindest, als ich noch den Vergleich hatte) WORD besser als alle anderen. Problematisch wird es nämlich, wenn ein Stück Text durch ein anderes Stück Text (von anderer Länge) ersetzt wurde. In OpenOffice kam es manchmal vor, dass ab da der Rest des Dokuments erst mal gestrichen und dann wieder identisch ein gefügt angezeigt wurde!
3. Lektorat einarbeiten.
Man kriegt nun ein lektoriertes Dokument zurück (im Fall von Papyrus entweder ein DOC oder RTF) und hat die Aufgabe, alle Änderungsvorschläge durchzusehen und zu entscheiden: Ja, will ich so haben; Nein, soll so bleiben, wie es ursprünglich war; Weder-noch, ich schreibe das ganz anders.
Der letzte (häufige!) Fall erfordert, dass man so einen Durchgang durch die Änderungen unterbrechen und nachher wieder aufnehmen kann.
Auch sollte man nicht gezwungen sein, immer eine Entscheidung zu treffen, sondern auch sagen können: Überlege ich mir später, lass die Änderung einstweilen so stehen.
