Das lässt sich immerhin durch mindestens zwei Mittel vermeiden (und die Fehlerträchtigkeit zumindest reduzieren):
Man kann jederzeit einen Feldinhalt als Standardeintrag festlegen (solange man ihn eben braucht, also bspw. an einer bestimmten Akte arbeitet).
Man markiert einen Eintrag (oder eine Auswahl des Eintrags) und kopiert ihn auf das Klemmbrett, von wo man ihn bei einem neuen Datensatz dann nach Belieben wieder einsetzen kann.
Natürlich empfehle ich die Nutzung der DB mit Verknüpfung. Das beugt Rechtschreibfehlern vor. Bei der Verknüpfung wird in allen Feldern, nicht nur nach dem Az gesucht. Die Suche nach ( nur einmal einzugebenden, eindeutigen) Stichworten ist also schon mit eingebaut.
In den Feldeigenschaften sollte bei Feld Az im Tab Prüfung noch bei “Eingabe zwingend erforderlich” ein Häckchen gesetzt werden, dann kann die Zuordnung auch nicht vergessen gehen.