Ich habe hier im Forum schon gesucht, bin jedoch nur auf ganz alte Threads gestoßen, die das Thema angehen, für meine Verständnisfähigkeiten diesbezüglich jedoch rudimentär. Das hat mir daher nicht geholfen, denn entweder gibt es beispielsweise einen Ordner nicht im angegebenen Verzeichnis (weil sich vielleicht die gesamte datenstruktur von Papyrus geändert hat) oder aber ich habe nicht verstanden, was da stand.
Mein Problem: Eigentlich arbeite ich mit Libre Office für meine Geschäftskorrespondenz. Dort haben sich jedoch Fehler eingeschlichen, dass das Programm momentan immer nur abstürzt, wenn ich Serienbriefe erstellen will. Updates und Fehlersuche in Foren haben nichts gebracht.
Mein gedachter Lösungsansatz, um das Problem kurzfristig in den Griff zu bekommen, damit ich die dringends zu verschickenden Briefe fertigstellen kann:
Mit Papyrus kann man offenbar auch Serienbriefe erstellen, daher benötige ich Eure geschätzte Hilfe.
Ich habe mit Libre Office eine odb Datenbank erstellt. In dieser Datenbank befinden sich eine mit Libre Office erstellte Tabelle mit Adressen von Kunden.
Ich habe einen Brief erstellt, aus dem nun ein Serienbrief mit den Kunden, und zwar allen darin befindlichen Kunden, erstellt werden soll.
Wie muss ich nun Schritt für Schritt vorgehen, damit das gelingt?
Ich benötige wirklich so eine Art Step by Step Anleitung, da ich bei so etwas, was mein Verständnis betrifft, ein absoluter Analphabet bin.
Papyrus kann die Adressen in der ODB-Datenbank nicht direkt verwenden. Stattdessen müssen die Adressen in eine CSV-Datei exportiert und danach in eine Papyrus-Adressdatenbank importiert werden. Das geht so:
Öffne deine Adressdatenbank mit LibreOffice
Klicke in der Tabellenübersicht auf die Adresstabelle und kopiere diese (Rechtsklick > Kopieren)
Wähle Datei > Neu > Tabellenkalkulationsdokument
Füge die Adressen in das Tabellenblatt ein (Strg-V oder Bearbeiten > Einsetzen)
Wähle Datei > Speichern unter … und dann als Dateityp “Text CSV” und als Dateiname z.B. odb-adressen.csv
LibreOffice warnt nun, dass Formatierungen nicht als CSV gespeichert werden können. Wähle trotzdem CSV
Wähle als Zeichensatz “Westeuropa/Windows-1252/Windows-Latin1”) und dann OK
Jetzt müsste die Datei odb-adressen.csv gespeichert sein und LibreOffice kann beendet werden.
Weiter geht’s mit Papyrus. Ich nehme die mitgelieferte Adressdatenbank, aber du kannst auch eine eigene erstellen.
Kopiere den Ordner Programme/Papyrus Autor/Adressen in deinen Dokumente-Ordner
Öffne Dokumente/Adressen/Adressen.pb
Falls dich die mitgelieferten Adressen stören, dann wähle sie aus und lösche sie
Wähle Datei > Importieren
Wähle unter Format: CSV (Windows-Belegung)
Wähle unter Datei auswählen die exportierte odb-adressen.csv
Jetzt kannst du die Spalten der CSV-Datei den Spalten der Adressdatenbank zurordnen. Dazu klickst du links ein Feld der CSV-Datei an, dann rechts das passende Feld der Adressen.pb und danach auf “Feld zuweisen”. Es ist dabei hilfreich, ganz unten links die Vorschau einzuschalten.
Wenn die Zuordnung beendet ist, klickst du auf Importieren. Jetzt sollten alle deine Adressen in der Papyrus-Adressdatenbank sein
Weiter geht’s zum Serienbrief.
Wähle Datei > Report (oder das Report-Icon in der Symbolleiste)
Klicke auf “Datei hinzufügen” und wähle deine Serienbriefvorlage aus (das sollte ein Papyrus-Dokument sein).
Die Vorlage erscheint jetzt in der Liste der Reports
Klick auf “Bearbeiten” und die Vorlage öffnet sich zur Bearbeitung in einem eigenen Tab/Fenster.
Wechsle jetzt in das Fenster/Tab der Vorlage.
Wähle Einfügen > Datenfeld
Es öffnet sich das Datenfeld-Fenster mit allen Datenfeldern der Adressdatenbank.
Klicke jetzt in der Serienbriefvorlage an die Stelle, an der z.B. der Name der Person eingesetzt werden soll.
Führe danach einen Doppelklick auf das Feld “Name” im Datenfeld-Fenster aus. In der Vorlage erscheint ein blaues Quadrat mit Pfeil, gefolgt von “Name”. Das ist der Platzhalter für den Namen.
Füge nach Bedarf weitere Platzhalter in die Vorlage ein (Vorname, Straße, PLZ, Ort, etc.).
Speichere die Vorlage (Datei > Speichern).
Schließe die Vorlage (Datei > Schließen)
Gehe zurück zur Adressdatenbank
Wähle ein paar Adressen aus (Zeilen markieren)
Wähle Datei > Report
Klicke auf die Serienbriefvorlage in der Reportliste
Klicke rechts auf “Nur markierte”
Wähle bei Ausgabe “Neues Reportdokument erzeugen”
Wähle “Jeder Datensatz auf eine neue Seite”
Klicke links unten auf Report erzeugen.
Es öffnet sich ein neues Papyrus-Fenster mit den Serienbriefen für die ausgewählten Adressen.
OMG!!! DANKE!!! Das ist wirklich für jemanden wie mich als Gehirnprothesenträger geschrieben worden !!! Das ist grandios. Ich werde das nachher ausprobieren und berichten. Großes Kompliment und Riesenrespekt vor Dir und der Arbeit, die Du damit hattest. Was soll ich sagen: Sollten wir uns mal über den Weg kaufen, ist wohl ne Pulle Wein fällig, wenn es klappt
Es hat alles genau so geklappt. Die Briefe befinden sich im Druck und ich kann meine Arbeit fortsetzen. Nochmals Tausend Dank. Das war echte und absolut wertvolle Hilfe. Wie vermisse ich so etwas oft in anderen Foren, wo, statt zu helfen, Whataboutism und Häme betrieben wird und das nur, weil man als Nichtfachmann Hilfe benötigt, die über kryptische Aussagen, die nur Experten verstehen, hinausgeht.
Herzliche Dankesgrüße nochmals.
Robert
Am liebsten hätte ich ja nur die Übertragung der Adressen von LibreOffice nach Papyrus beschrieben und wegen der Serienbrieferstellung auf die Anleitung oder das Wiki verwiesen, aber die schweigen sich zu diesem Thema weitgehend aus.
Ja, ich kann das auch verstehen, dass da nicht alles perfekt ist, schließlich ist die Software Libreoffice kostenfrei und Support darf dann nichts kosten. Ich habe da zwar schon mal den einen oder anderen Euro gespendet, damit die auch arbeiten können, jedoch dürfte das wohl alles kaum ausreichen, um da auch noch ausführlichen Support zu leisten.
Jedenfalls bin ich froh, dass hier nette Leute mit echter Hilfsbereitschaft sind. Schönen Abend noch. Und wer weiß, vielleicht hilft es ja auch anderen Papyrususern.
Moin! Ist dir denn (jetzt) deutlich geworden, wie mächtig das Werkzeug ‘Report’ in Base ist?
Ich habe durch die Programmierbarkeit die tollsten Ergebnisse erzielen können. Beispielsweis schon bei er Anrede (das brühmte ‘r’ für ‘Sehr geehrter Herr’). Wenn du Beispiel habe möchtest, melde dich gerne.
Ja, das ist mir schon klar. ich arbeite ja durchaus mit Datenbanken, aber eben bisher immer nur in Libre Office, womit ich durchaus respektable Ergebnisse für meine Firma erziele, was meine Möglichkeiten der Datenauswertungen betrifft.
Ich hatte eben nur noch nie mit Papyrus Autor so etwas erstellt, da ich Autor nur für Fachbücher und Romane nutze. Und da ich mit vielen Fachbegriffen nichts anfangen kann, war mir eine solch genaue Anleitung wirklich ein Anliegen. Und die Anleitung ist mehr als erwartet ausgefallen.
Das mit dem „r“ ist selbst für mich kein Problem gewesen
Ich habe schlicht ein Tabellenfeld „r“ eingerichtet und dort, wo eine männliche Person angesprochen wird, ist einfach ein „r“ eingetragen. Bei dem Frauen ist das Feld leer. Somit brauche ich nur im Serienbrief Die Felder „Briefanrede“ und dahinter das Feld „r“ einzutragen. Der Rest geht dann automatisch. Es gibt da sicherlich auch andere und ggf. auch elegantere Lösungen. Für mich reicht es jedenfalls aus
Ich würde dennoch gern Dein Angebot der Beispiele annehmen. Über meine Webseite https://www.marteau.de kannst Du Kontakt mit mir aufnehmen. Würde mich freuen.
Allen hier noch einen schönen Sonntag noch. Und passt in Zeiten des Coronavirus gut auf Euch auf.
… geht nicht nur eleganter, sonder auch schneller. Denn die Anrede (Herr Frau Firma) musst du ja immer angeben. Und damit hast du bei entsprechender Programmierung sofort alles erledigt.
+‘Sehr geehrte’
+(if anrede=‘Herr’ then
+‘r’
endif)
+’ ’ //lehrzeichen, damit dann auch nach der Anrede ‘Frau’ ein lehrzeichen vor dem namen steht
+name
Hier eine Erweiterung, wenn anrede ‘Firma’ mit einschließt:
+‘Sehr geehrte’
// hier beginnt die erste IF_THEN schachtel
+(if anrede=‘Firma’ then
+’ Damen und Herren’
else
// hier beginnt die zweite IF_THEN schachtel
+(if anrede=‘Herr’ then
+‘r’
endif)
// hier endet sie
+’ ’ //lehrzeichen, damit dann auch nach der Anrede ‘Frau’ ein lehrzeichen vor dem namen steht
+name
// hier endet die ‘else’ alternative der erstem schachtel
endif)
+', ’ // müssen alle nach dem namen oder der allgmeinen anrede haben
+cr // absatz schalten
Ich hole das Thema nochmal hoch, denn ich möchte wieder Serienbriefe erstellen und habe nochmals nachgelesen. Dabei wurde ja diese schöne Ergänzung zugepostet.
Ich verstehe da noch nicht so ganz, wie das praktisch mit der Programmierschleife vonstatten geht.
Wie muss das denn in Papyrusautor im Serienbrief implementiert werden?
Ich kann ja, wenn ich im Brief bin, lediglich ein Datenbankfeld oder eine Formel hinzufügen.
Wie also wird dann so ein Programmiercode hinzugefügt?
Oder passiert das in der Datenbank selbst?
Wäre da auch für ein nachvollziehbares und detailliertes Schritt für Schritt Beispiel sehr dankbar.
Herzliche Grüße
Robert
Manchmal lohnt es sich auch, Komplexität aus der Sache herauszunehmen. Man will ja auch fertig werden und muss nicht alles auf der höchsten technischen Ebene lösen.
Wenn die Sache zu komplex ist, kannst du es ja auch ohne Programmieren lösen, indem du die fraglichen Felder einfach fest in deiner Datenbank vorgibst.
Ich hab auf Arbeit auch schon Mischdateien in Excel gesehen, wo „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“ fest in einer Datenspalte vorgegeben war, weil es der Kollegin mit Titeln, Firmenanschriften und weißichwas zu viel wurde.
Wenn du so häufig Serienbriefe schreibst, dass es Sinn macht, sich damit zu beschäftigen, würde ich es auch tun. Wenn die allerdings nur alle zwei Jahre auftauchen, würde ich mir ne einfache Lösung stricken, die irgendwie läuft und gut überschaubar ist.
!!! Das ist grandios. Ich werde das nachher ausprobieren und berichten. Großes Kompliment und Riesenrespekt vor Dir und der Arbeit, die Du damit hattest. Was soll ich sagen: Sollten wir uns mal über den Weg kaufen, ist wohl ne Pulle Wein fällig, wenn es klappt 