Guten Abend,
wenn in Papyrus Base 9 ein Report zu einem PDF gewandelt und dann automatisch als Emailanhang versendet wird, werden automatisch so viele Emails mit Anhang versendet wie Datensätze benutzt wurden um den Report zu erstellen, was leider diese ganze schöne Funktion kaputt macht, wenn in dem Report vorher ein Datensatz-Bereich festgelegt wurde, in den alle gewählten Datensätze einfließen sollen um nur einem Report zu generieren, der dann auch nur als ein Report versendet werden sollte.
Basis der zu versendenden Emails scheint die Zahl der Datensätze zu sein und nicht die des Reports.
Kann mir jemand sagen, ob das so gedacht ist?
Ja natürlich. Ich schicke ein PDF an div. Empfänger - genau dafür ist das gedacht.
Hallo Ulli, danke für die schnelle Antwort. Ich kann mir nicht vorstellen, dass die Funktion so gedacht ist, dass sie einen erstellten Report in mehrere Einzelteile zerlegt und die dann einzeln verschickt, noch dazu mit Rechenergebnissen, die dann überhaupt nicht mehr stimmen, weil sie sich auf den ursprünglich erstellten Report beziehen, der aus mehreren Datensätzen bezieht. Versendet wird aber ein in die Anzahl der für diesen einen Report benuztrn Datensätze zerlegter Teilreport. Das macht keinen Sinn und kann so einfach nicht gedacht sein. Ihr fangt einfach die Situation nicht ab, dass ein Report Listen enthalten kann/darf, die aus mehreren Datensätzen bestehen, sondern zerlegt den entstandenen Report in Einzelmails pro Datensatz, was falsche Ergebnisse liefert muss, wenn mehr als ein Datensatz als Grundlage des Reports dient.
Hab es nicht getestet. Also ist das so: Wenn ich an mich, als dem einzigen Empfänger, einen Datenreport - der 1000 einzelne Datensätze beinhaltet - senden würde, dann werden mir 1000 Mails zugesandt? Uiii. 
Na ja, 1000 habe ich nicht getestet, bei mir waren es drei plus 3 BCC, das reicht schon, zumal die im Report durchgeführten Berechnungen sich trotzdem auf alle Datensätze beziehen, obwohl dann für jeden Datensatz einzeln eine Mail generiert wird.
Oder andersherum: eigentlich fehlt nur die beim Drucken eines Reports vorhandene Möglichkeit, umzuschalten, ob man jeden Datensatz auf eine separate Seite haben will oder nicht, diese Funktion ist beim Mailversand zwar vorhanden, aber nicht auswählbar (Mac).
@Arne: Nun - da ich es konzipiert habe, kannst Du mir ruhig glauben, dass es so gedacht ist … 
Rechenergebnisse ergeben immer dann Sinn, wenn die Berechnung an die Erfordernisse angepasst sind. Hier ergeben halt Ausgaben, die jedem Empfänger Summen-Daten übermittelt, keinen Sinn, weil das den Sinn von E-Mail-Exports nicht trifft.
@qahet: Das wird so nicht gehen. Es wird ein Report pro Datensatz erzeugt und an die dort eingetragenen Empfänger E-Mail-Adressen versendet.
Hallo Ulli, dann kannst Du mir bitte erklären, wieso die Funktion beim Drucken vorgesehen ist? Das, was ich als PDF versenden will, kann ich ja auch ausdrucken, mit dem gewünschten Ergebnis einer Liste basierend auf mehreren Datensätzen. Genau den Report möchte ich dann verschicken und nicht drucken, wo ist dann der generelle Unterschied?
E-Mail-Versand ist für Serienbriefe, beim Drucken kann man halt machen, was man will (eine Riesen-Datei an einen Dienstleister schicken, z.B.)
Dass Drucken und per Brief versenden und Pdf generieren und per Mail versenden nicht unbedingt so weit auseinanderliegen, muss ich aber gerade Dir nicht erklären, oder?
Deswegen kam deine Frage auf und wurde auch beantwortet.
Soweit ich im Kopf habe gibt es im Reportdialog eine Checkbox, mit der pro Datensatz eine Seite verwendet wird und die ist glaube ich standardmäßig angeklickt.
Die Reports mit Mail Versand sind wohl eher für die Serienbrief Erstellung gedacht und für die macht es sehr großen Sinn pro Reportzeile eine Mail zu versenden.
Ich bin mir sicher, du erhältst das von dir gewünschte Verhalten, in dem du den Report ersteinmal so fertig stellst - als Dokument - bis es aussieht wie du willst, bevor du es dann als pdf exportierst und einfach über dein Mailprogramm versendest.
Genau das ist der Punkt, umständlicher geht meistens. Natürlich kann ich ein Dokument so erstellen. Ich sehe nur den Sinn nicht ein, warum man per Drucken etwas kann, was per Mailversand nicht vorgesehen sein soll. Wobei witzigerweise der Punkt „jeder Datensatz auf eine neue Seite“ beim Mailversand sogar existiert, aber nicht anklickbar ist, trotzdem offensichtlich so eingerichtet ist, als wenn er angeklickt wäre (verständlich?).
Man muß wohl den Punkt bei Ausgabe → Neues Report-Dokument erzeugen wegklicken, dann ist der auch bei Mail nicht mehr drin und dürfte einen Report erzeugen, wo nicht jeder Datensatz auf einer Seite ist.
Verstehe nur aktuell den Punkt Alle in Liste nicht, der ja die gesamte Datenbank darstellt → Komplette Datenbank. Alle in Liste ist nicht anwählbar und welche Liste?
Genauso mache ich es ja. M. E. kann man Mails gar nicht anders erzeugen. Ich wäre ja auch dankbar, wenn mir jemand einen Umweg zeigen könnte, der innerhalb von Papyrus liegt. Als Pdf abspeichern und per separatem Mailprogramm extern verschicken ist jedenfalls nicht die Lösung, die mir vorschwebt. Da müßte ich auf alle in Papyrus vorhandenen Automatismen (individuelle Anrede, automatischer Versand etc.) verzichten.
Nachtrag: Deine Frage nach der Liste ist in der Hilfe beschrieben, Zitat:
“Bei einem Aufruf des Report-Dialoges aus dem Tabellenfenster ist zusätzlich die mögliche Auswahl, dass die in der Liste »** markierten Datensätze**« oder aber »** alle der Liste**« (in der aktuellen Auswahl), die im aktuellen Tabellenfenster dargestellt wird, oder gar die » komplette Datenbank« reportiert wird.”
Wie Ulli oben schreibt - für Serienbriefe und betrifft wohl nur Adressen, wofür es vorgesehen ist → ein Report pro Datensatz an verschiedene E-Mail-Adressen (wobei der Datensatz ein Brief ist).
Ich würde aus dem erzeugten Report (*.pap-Datei) diesen innerhalb von Papyrus als PDF expotieren und dann getrennt verteilen. Warum auch innerhalb von Base, wenn es auch innerhalb von Papyrus geht? Die Zusammenarbeit ist ja gegeben.
Hallo qahet, ich finde es wirklich toll, dass Du Dich so eindenkst, allerdings scheinst Du so einen Ablauf noch nie konkret benötigt zu haben. 
Konkret geht es bei mir darum, dass ich in meiner Freizeit die Fortbildungsaktivitäten von diversen Teilnehmern eines Qualitätszirkels verwalte, die sich jährlich mehrfach in wechselnder Zusammensetzung treffen.
Am Ende eines jeden Jahres schreibe ich anhand der pro Teilnehmer und Veranstaltung erzeugten Datensätze mit Hilfe von Papyrus Base eine Teilnahmebestätigung als Sammelbescheinigung für jeden Einzelnen über die besuchten Veranstaltungen und die dabei erreichten Zahl von Fortbildungspunkten.
Diese Bescheinigungen habe ich bisher als Report gedruckt und an die einzelnen Teilnehmer ausgehändigt, individuell unterschiedlich je nachdem, wer was wann besucht hat.
Die Papierversion ist aber aus verschiedenen Gründen umständlich/zeitaufwändig und nicht mehr zeitgemäß. Daher mein Wunsch die Sammelbescheinigungen mit einem kompletten Workflow aus Papyrus Base heraus nicht mehr zu drucken sondern direkt mit der Mailfunktion von Base zu versenden, was bisher nur an der Designschwäche von Papyrus scheitert, das solche Listen als Report zwar drucken, aber nicht direkt mailen kann.
Alternative wäre nur, eine zusätzliche Tabelle in der Datenbank zu bauen, in der jährlich alle zusammengehörigen Datensätze eines Teilnehmers in einem Datensatz zusammengefasst (umständlich) und aus Base als Mail versendet werden oder jede Einzelaktivität eines Teilnehmers einzeln als Mail zu versenden, so wie Ulli es fordert. Das geht zwar, erzeugt aber eine Vielzahl von Einzelmails.
Auf jeden Fall könnte es deutlich einfacher sein, wenn Papyrus so freundlich wäre, den Mailworkflow ein wenig abzuändern (Umschaltbar so wie beim Drucken), was aber bislang ja nicht so aussieht…
Das Problem ist zwar speziell, aber m. E. nicht soooo einzigartig. Ich vermute eher, dass die meisten Benutzer den Listen-Report als PDF erst abspeichern und dann extern versenden würden, weil sie sich der mächtigen Möglichkeiten von Papyrus an dieser Stelle gar nicht bewusst sind.
Das habe ich nun deutlich erklärt … Der Sinn vom Mailversand ist der Serienbrief. Du willst etwas völlig anderes, was so eben nicht vorgesehen ist …
Ein PDF kann man ja erzeugen - und das dann nun “zu Fuß” zu versenden - dafür dann komplizierte neue Benutzeroberfläche, Funktionalität und vor allem Arbeitszeit zu spendieren … nä, eher nicht, sofern sich nicht Legionen anderer Anwender melden und das auch wollen.
Ich bin mir nicht sicher, ob ich den Anwendungsfall richtig verstehe… Du möchtest eine Serien-Mail schreiben, der dann gleichzeitig ein zweiter Report, abhängig von einem Wert im ersten Report (der Mailadressen-quelle) als pdf angehängt wird?
Nicht ganz. Es läuft defacto auf eine Einzelmail pro Report hinaus (das, was lt. Ulli nicht vorgesehen ist).
Für de Report werden manuell mehrere Datensätze eines Teilnehmers ausgewählt und in einem Datensatzbereich des Reports zu einer Liste zusammengefasst. Diese Datensätze haben also als Gemeinsamkeit den selben Emailempfänger. Der Report soll dann in einem Rutsch zu einem PDF gewandelt und als Anhang versendet werden. Das geht mit der Funktion des Mailversands in Base. Alles kein Problem und funktioniert bis auf die Tatsache, dass der o. g. eingebundene Datensatzbereich beim Mailversand von Papyrus aufgeteilt wird in eine Mail pro Datensatz, der ursprüngliche Report damit also zerstört und das PDF nur noch mit je einem Datensatz pro Mail bestückt wird. Ich hoffe, das wird so einigermaßen verständlich?
Okay, dann sind wir aber wieder an dem Punkt, an dem ich nicht verstehe, warum du den Report nicht ganz normal als PDF (ohne ihn aus Papyrus als Mail versenden zu wollen) speichern kannst um ihn dann ganz normal per Mail zu senden.
Papyrus weiß ja eh nichts von deinem Mailempfänger - wenn ich es jetzt richtig verstehe.
Wichtig dabei ist, du kannst sehr wohl einen gesamten Report für einen deiner Teilnehmer erstellen, nur eben nicht mit direktem Mailversand. Wenn du den wählst, fällt Papyrus sofort in den Serienbrief-Modus und nutzt den Report als Mailempfänger-Quelle. Was das richtige Verhalten für den üblichen und sehr verbreiteten Serienbrief / Serienmail ist.